Gestão de pessoas na era digital e inserção do home office na rotina das empresas

A implementação do regime de home office exige muito dos gestores e colaboradores. Veja as vantagens, como implementar e os desafios encarados pelas entidades.

Durante a pandemia, muitas empresas adotaram o home office em suas rotinas. Muitas delas têm planos de manter este regime de trabalho mesmo no pós-pandemia, visto os benefícios para os dois lados: organização e colaboradores.

Na prática, o trabalho remoto permite que os funcionários exerçam suas funções em casa, o que exige maior comprometimento e adoção de políticas por parte da empresa para tornar as atividades mais claras e bem definidas. Para isso, faz-se necessário um bom planejamento, capaz de atender às necessidades da companhia e dos funcionários.

Os benefícios do home office

Apesar dos desafios, estratégias bem desenvolvidas podem trazer vantagens competitivas para a empresa e seus colaboradores. A principal delas é o aumento da produtividade da equipe. A média de aumento é de 13%, desencadeada por uma série de fatores, dos quais podemos destacar:

• Maior flexibilização nos horários e na organização das rotinas.

• Aumento da autonomia dos funcionários, aumentando seu comprometimento e qualidade em suas ações.

• Redução na incidência de atrasos.

• Possibilidade de gestão e acompanhamento das atividades à distância.

Também podemos citar a redução de custos sociais e fiscais, incluindo aqueles relacionados à infraestrutura, ao transporte de funcionários, entre outros. Mesmo com bonificações extras pelo uso da energia e internet, os gastos da empresa, como do aluguel de escritórios, são menores.

Os funcionários, por sua vez, podem passar mais tempo com a família, não se estressam com o trânsito ou longos trajetos entre a residência e o escritório. A independência para trabalhar se torna maior, em um ambiente mais familiar e com menor pressão. Tudo isso contribui para o conforto e bem-estar dos funcionários, resultando em mais entregas (e com maior qualidade) para a empresa.

A implementação na rotina das empresas

Quando não planejado, o home office nem sempre traz os resultados almejados. É um contexto que exige mais do que boa vontade de colaboradores e gestores e, por isso, cada ação deve ser planejada, acompanhada e mensurada. Vamos aos pontos-chave:

Defina objetivos claros

O primeiro passo é avaliar as necessidades da empresa, as possibilidades e o que se espera da equipe. A partir daí é possível definir objetivos alcançáveis, por exemplo, x horas trabalhadas por semana, finalizar um projeto até determinada data, x vendas realizadas etc. Cada meta deve estar de acordo com a realidade do empreendimento e os colaboradores precisam estar cientes de sua importância.

Defina quais processos serão realizados em home office

Defina quais atividades serão realizadas no home office, o responsável, a data limite e quem irá supervisionar. Os gestores precisam estar cientes das limitações da equipe e da organização antes de elaborar o escopo com os processos que serão conduzidos. Quanto mais alinhados aos objetivos, maiores as chances de sucesso.

Selecione os colaboradores

O passo seguinte é avaliar o perfil dos funcionários. O home office requer um pouco mais de comprometimento e disciplina por parte dos colaboradores, visto que mesmo estando em casa eles devem se comportar e cumprir metas como se estivessem no regime presencial.

Também precisam respeitar uma jornada e uma rotina, por isso é importante analisar aqueles que têm perfil adequado, assim tudo ocorre como o planejado.

Invista em treinamentos

Um dos caminhos para garantir o ganho de produtividade é o dos treinamentos e capacitações. Os colaboradores e supervisores precisam saber o que fazer, quando fazer, quais ferramentas usar e qual sua autonomia.

Se possível, ofereça palestras para a família, alertando sobre a importância de manter o ambiente tranquilo para que o colaborador possa desenvolver um bom trabalho.

Mantenha a boa comunicação

A comunicação interna é um dos pilares para assegurar que o regime de home office seja seguido da forma desejada. Para isso é necessário adotar uma plataforma de comunicação (Skype, Whatsapp, Telegram, Discord etc) que permita o contato em tempo real.

O intuito aqui é manter o diálogo diário e o contato entre os times, acompanhar as atividades dos colaboradores, direcioná-los, responder seus questionamentos, entre outras ações.

Os desafios da inserção do home office

Os desafios estão associados principalmente à infraestrutura e à cultura de trabalho. O mínimo é oferecer o necessário para que o colaborador consiga desempenhar suas atividades da mesma forma que o faria se estivesse na empresa, com os equipamentos adequados, bem como o direcionamento de seus superiores.

É essencial disponibilizar os recursos que ele precisa de forma completa. Por exemplo, se for necessário um computador, a empresa também deve assegurar os softwares, o treinamento, o suporte, entre outros recursos para que ele possa desempenhar suas tarefas da melhor forma possível.

Outro ponto a ser levado em consideração é o controle dos processos. Gestores precisam acompanhar seus colaboradores de perto, avaliar a qualidade do que é entregue e oferecer o feedback adequado para que possam cumprir com suas obrigações. Apesar de todos os benefícios e flexibilização, é esse acompanhamento que vai trazer os resultados esperados.

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