Benefícios da implantação de um sistema de informação

Toda empresa que busca crescer precisa de um sistema de Informação ou ferramentas de controle de forma integrada entre as áreas. São vários os benefícios, como redução de custos e aumento da produtividade.

Estamos em uma realidade em que as empresas pautam seus processos em ferramentas eficientes. Planilhas de Excel, registros e formas de controle manuais deram lugar a sistemas de informação e controle de forma integrada, o que proporciona uma série de vantagens competitivas ao negócio.

Se antes os gestores baseavam suas ações em sua experiência própria, achismo ou previsões nem sempre certas, agora essas ações têm um respaldo mais acurado. Com as informações geradas por esses sistemas, os gestores possuem uma visão ampla do empreendimento, podem tomar decisões assertivas e acompanhar o desenvolvimento do negócio.

Quais os tipos de sistemas mais eficientes?

Apesar de relativamente novas, as ferramentas de controle e informação já são amplamente utilizadas nas empresas. Vamos aos exemplos:

ERP (Enterprise Resource Planning - sistema de gestão integrado)

É um sistema de integração de setores para otimizar o fluxo de informações dos processos internos. Geralmente, pode ser adquirido em módulos, de acordo com as especificidades da empresa. Com ele é possível registrar dados, gerenciar o estoque, automatizar processos como emissão de notas, trazendo mais agilidade e eficiência aos processos operacionais e administrativos.

CRM (Customer Relationship Management - Gestão de Relacionamento com o Cliente)

CRM é uma plataforma que permite registrar e acompanhar todos os números do empreendimento associados ao comportamento dos consumidores. É possível registrar dados, interações, entre outras informações formando assim uma base de dados dos contatos, a fim de entender o comportamento do consumidor e aperfeiçoar sua estratégia de atendimento/ relacionamento.

Além deles, outras ferramentas permitem o controle e integração entre setores como o

SRM para controle da relação da empresa com fornecedores, o Kanban para registro e delegação de atividades, entre outros que podem se adaptar à realidade do negócio.

Quais os benefícios?

A partir do momento que os gestores controlam o fluxo de informações, conseguem ter uma visão ampla dos processos, o que é necessário para manter o bom andamento das operações, quais rumos seguir e onde investir. Agora vamos aos benefícios de ter um sistema de informação:

Facilidade de uso

Em geral, o sistema de informação e controle apresenta uma arquitetura simples e interface de fácil compreensão. É possível lançar dados, facilitando sua aplicação imediata e reduzindo a curva de aprendizado de seus usuários.

Todas as informações lançadas no sistema são assinaladas automaticamente e repassadas para os setores responsáveis que necessitam de seu compartilhamento. Por exemplo, quando uma venda é feita, as informações fiscais são repassadas na hora para o setor de faturamento, que gera a nota e repassa as informações para o setor financeiro, estoque e fiscal. Não há necessidade de redigitação ou outro procedimento, tudo simples e intuitivo.

Ganho de produtividade

A implementação de um sistema de gestão permite encontrar gargalos durante a cadeia produtiva e estreitar processos repetitivos, que muitas vezes reduzem a produtividade das operações.

O grande benefício aqui está na identificação de ações que podem ser aperfeiçoadas, uma vez que todos os dados estão centralizados. Além disso, é possível automatizar processos que antes eram feitos manualmente.

Voltando ao exemplo anterior: a venda é lançada automaticamente no sistema de informação, que registra a retirada do estoque e emite a nota fiscal. Duas ações que antes eram feitas de forma manual agora estão automatizadas, o que compreende redução de tempo que pode ser usada de outra forma.

As informações armazenadas em diferentes bancos de dados agora estão concentradas em apenas um sistema atualizado em tempo real. Dessa forma, é possível ter um controle maior da equipe e da produtividade, identificar os recursos subutilizados, reduzir etapas e eliminar ações/ custos desnecessários.

Redução de custos

Quando se elimina retrabalhos, estreita processos e torna as ações mais eficientes, há um ganho significativo de produção e redução de custos. Esses sistemas permitem melhorar o fluxo de tarefas e cumprir atividades de acordo com protocolos, evitando perdas.

Além disso, os gestores podem acompanhar sua capacidade de produção em tempo real, entender o que está acontecendo dentro da cadeia produtiva. Desde as ações de fabricação à venda, tudo pode ser acompanhado, reduzindo também as despesas administrativas.

Redução do prazo de entrega

O aperfeiçoamento de tarefas e o aumento da produtividade influenciam de forma direta na redução dos prazos de entrega de produtos e serviços, o que está associado ao maior controle dos processos, dos recursos disponíveis, ferramentas e insumos. Isso evita que a produção de um serviço fique parada por falta de matéria-prima ou de colaboradores.

O negócio ganha e seus clientes também, uma vez que a solução que precisam estará disponível em menos tempo, o que influencia em como o mercado vê aquela empresa.

Maior segurança das informações da empresa

As ferramentas disponíveis no mercado, em especial o sistema de informação, estão cada vez mais adaptadas ao cotidiano das empresas. Além da integração, oferecem chaves de segurança em que os gestores definem quem tem acesso a um determinado setor por meio de permissões de acesso e login de alterações.

Todas as informações são mantidas em sigilo, inclusive dados bancários, contas a pagar, receber, faturamento, volume de vendas, enfim, tudo centralizado e em segurança.

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