A importância de reavaliar periodicamente o fluxo de processos internos e implantar melhorias

Reavaliar periodicamente o fluxo de processos internos e implantar melhorias é fundamental para a saúde financeira do negócio. Leia o post e entenda como isso funciona.

Toda empresa, para se manter competitiva, precisa saber lidar com o controle de seus processos, entender a fundo como funcionam e a partir daí, definir formas de implantar melhorias. Mesmo que o negócio já seja eficiente, apresente uma saúde financeira positiva e estabilidade, pois é importante construir uma gestão pautada no aperfeiçoamento das atividades.

Revisões processuais periódicas, bem como sua análise, permite tomar as medidas necessárias para que o negócio possa alcançar um nível acima do que está. Os gestores criam o ambiente para inovar, aumentar a produção, reduzir custos, se posicionar frente ao mercado e conquistar novos públicos.

Os benefícios de reavaliar periodicamente o fluxo de processos

O principal deles é a identificação de gargalos, uma restrição de alguma capacidade que pode gerar atrasos, refações, pouca produtividade, entre outros problemas. E isto refere-se a algum ponto do processo que não flui bem e que atrapalha o setor ou o restante do trabalho.

Com as reavaliações, é possível identificar em quais pontos acontecem esses gargalos para reestruturar o processo para que ele atinja um ou mais níveis acima do qual estava.

Esse detalhamento facilita o controle de recursos (financeiros, humanos e materiais) necessários para fazer o empreendimento “andar”. Dessa forma, é possível garantir que não faltarão insumos durante a cadeia de produção. Além disso, os gestores conseguem estimar custos, têm uma visão ampla das entradas e saídas do processo, assegurando que haja um equilíbrio nas finanças.

O negócio tem a oportunidade contínua de medir como está a saúde do fluxo de processos, facilitando a padronização das atividades que o compõem. Mensurando seus resultados em intervalos menores, serão reduzidas distorções que não refletem a realidade.

Como reavaliar o fluxo de processos

O primeiro passo é mapear os processos, não só identificar a sequência de atividades que compõem um ou mais processos, mas também os elementos que interagem com o fluxo de trabalho. Para isso é necessário:

• Compreender o funcionamento dos processos, ou seja, entender como devem ser conduzidos, e quem são os responsáveis;

• Padronizar as ações para assegurar que elas sejam conduzidas de acordo com as necessidades da empresa a fim de solucionar os problemas dos clientes;

• Documentar as ações e informações necessárias para capacitar colaboradores;

• Melhorar processos de modo a definir reparos;

• Transformar processos, ou seja, promover mudanças e otimizar atividades.

Sobre os processos, a revisão deve responder algumas questões, são elas:

• Quais os objetivos? Estamos conseguindo chegar até eles?

• Quais as dificuldades?

• Quais as entradas?

• Quais os limites encontrados?

• Quais as atividades e sua ordem?

• Quais as saídas?

• Quem é o responsável?

• Quem participa?

• Quais recursos (financeiros, materiais, mão de obra e ferramentas) utilizados?

• Quais os riscos?

Ao responder essas questões você terá uma visão ampla do que precisa mexer, daí a necessidade de listar todos os processos internos atuais. Os passos seguintes são:

Melhorar a comunicação interna

Muitas atividades envolvem mais de um colaborador ou setor, o que exige uma comunicação clara, eficiente e rápida. Uma comunicação que não traz resultados, atrapalha, portanto, desenvolva uma cultura em que:

• Colaboradores e gestores falam a mesma língua;

• Todos os envolvidos estejam informados sobre suas atividades, sua importância e o contexto em que estão inseridos;

• Haja facilidade na comunicação com membros de qualquer equipe.

Quando se tem uma comunicação eficiente, é mais fácil identificar falhas e oportunidades. Daí a necessidade de realizar reuniões esporádicas, criar quadros, murais ou aplicações para registrar as atividades, responsáveis, grau de urgência, entre outros fatores que atendam as necessidades internas. O quadro de Kanban é um exemplo, mas a empresa pode adotar outras práticas de gerenciamento.

Capacite o time

Cursos, treinamentos, workshops, entre outros tipos de capacitações, dão maior autonomia ao time, aumenta sua autoconfiança, interesse no trabalho, etc. Cabe ao gestor, identificar talentos, quem melhor pode desempenhar aquela função e a partir daí criar um plano de treinamentos.

O foco deve ser sempre melhorar a produtividade da equipe, a fim de que entendam as práticas adotadas, quais ferramentas e materiais necessários, além de métodos produtivos para melhorar os resultados da equipe técnica. A partir do momento em que a empresa define as práticas, é preciso gerenciá-las para encontrar formas de torná-las mais eficientes, por isso reavaliar os processos é tão importante.

Integre os setores

Em uma empresa todas as áreas precisam uma das outras e isso deve estar inserido na cultura da organização. A melhoria de processos depende da identificação do empreendimento como algo único em que cada setor é uma peça fundamental para fazer tudo funcionar. Isso quer dizer que é preciso ter uma comunicação eficiente entre eles, um entendimento de como cada um funciona e que objetivos eles estão buscando.

Procure usar a tecnologia

CRM de gestão e ERP são dois exemplos de sistemas de gestão que ajudam no controle de processos, automação de atividades e atendimento ao cliente. Há uma série de vantagens como a possibilidade de manter o controle em um só lugar, e os relatórios que permitem pautar as decisões em dados, de modo a apoiar as atividades da empresa.

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